Datenschutzerklärung für die Website www.spool.ch
Gültig ab dem 01. September 2023
Die Spool AG (nachfolgend «Spool», «wir» oder «uns» genannt) verpflichtet sich, alle Personendaten (nachfolgend «Personendaten» genannt), die über die Website www.spool.ch (nachfolgend «Portal» oder «Website» genannt) erfasst werden, in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzrecht zu bearbeiten und angemessene Sicherheitsmassnahmen vorzunehmen, um diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere darüber, welche Personendaten im Zusammenhang mit der Nutzung des Portals erhoben und bearbeitet werden, für welche Zwecke sie genutzt werden, an wen sie ggf. weitergegeben werden und welches Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Nutzung Ihrer Personendaten durch Spool sind. Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen, z.B. Name, Vorname, Adresse, E-Mail, Geburtsdatum oder Telefonnummer.
Diese Datenschutzerklärung ist integrierender Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Spool.
Mit dem Zugriff auf dem Portal und der Nutzung unserer angebotenen Dienstleistungen und Produkte erklären Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig durchgelesen haben und mit der beschriebenen Datenbearbeitung einverstanden sind. Allfällige Fragen im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung können jederzeit per E-Mail an zuerich@spool.ch gerichtet werden. Falls Sie mit dieser Erklärung nicht einverstanden sind, sind ein Zugriff auf dem Portal und die Nutzung unserer Dienstleistungen und Produkte zu unterlassen.
Verantwortlich
Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetzgebung ist:
Spool AG
Quellenstrasse 29
8005 Zürich
E-Mail: zuerich@spool.ch
Spool bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer Personendaten und ist daher für die Verarbeitung und Nutzung Ihrer Personendaten gemäss dieser Datenschutzerklärung verantwortlich. Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder der Verarbeitung Ihrer Personendaten haben, wenden Sie sich bitte jederzeit an uns, indem Sie eine E-Mail an zuerich@spool.ch senden.
Datenbearbeitung
Alle über die Website erfassten Personendaten werden in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzrechtsordnungen bearbeitet. Wir erheben und verarbeiten Personendaten sorgfältig und für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke. In Übereinstimmung mit dem geltenden Recht können wir Ihre Personendaten auch auf andere Weise, als in dieser Datenschutzerklärung beschrieben, verwenden. In diesem Fall werden wir Ihnen zum Zeitpunkt der Erhebung spezifische Datenschutzerklärungen oder Mitteilungen unterbreiten und ggf. Ihre Zustimmung einholen. Wir sind stets bemüht, im Rahmen des Zumutbaren Informationen in anonymisierter oder pseudonymisierter Form zu sammeln, damit wir Ihre Identität nicht erkennen können.
Erhebung von Personendaten und Zwecke der Datenbearbeitung
Automatisch über die Nutzung des Portals übermittelte Personendaten. Spool erhebt und speichert Informationen, die Ihr Browser uns beim Besuch unserer Website automatisch in «Server-Log-Dateien» übermittelt. Die Datenerhebung erfolgt aufgrund Ihres Willens und Interesses, unsere Website zu besuchen, und unseren berechtigten Interessen, die Website zu betreiben. Diese können die folgenden Daten beinhalten:
● Browser-Typ und Browser-Version
● verwendete Betriebssysteme
● Referrer URL (die zuvor besuchte Website)
● Hostname des zugreifenden Rechners
● Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
● Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse)
● übertragene Datenmenge
● sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere IT-Systeme dienen
Diese Personendaten werden nicht mit anderen Personendaten zusammengeführt und werden getrennt von allfälligen weiteren durch den Nutzer übermittelten Personendaten aufbewahrt. Sie werden bei uns spätestens nach drei Monaten gelöscht.
Spool verwendet die automatisch erhobenen Personendaten, um folgende Zwecke zu erfüllen:
● die Anzeige, den Betrieb und die Funktionsfähigkeit des Portals zu ermöglichen
● die Stabilität und Sicherheit des Systems zu gewährleisten
● um unsere Dienste zu verbessern und zu schützen
● für statistische Zwecke im Falle von Angriffen auf die Netzwerkinfrastruktur, auf der die Website zur Verfügung gestellt wird
Personendaten, die der Nutzer uns übermittelt
Spool erhebt und bearbeitet Personendaten, die der Nutzer freiwillig mittels Online-Formular direkt auf dem Portal, über unsere Kontakt-E-Mail-Adresse, über allfällige andere mit dem Portal verbundene Applikationen, telefonisch oder auf eine andere Art und Weise an Spool übermittelt. Diese Informationen umfassen beispielsweise folgende Personendaten:
● Namen, Vornamen, Postadressen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Geschlecht
● Ihre Nachricht oder Ihre Anfrage
Die Bereitstellung dieser Personendaten erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis. Ohne diese Personendaten werden wir allerdings nicht in der Lage sein, die vom Nutzer angeforderten Dienstleistungen in der gewünschten Qualität oder überhaupt zu erbringen. Spool verwendet die Personendaten, die der Nutzer uns übermittelt, um folgende Zwecke zu erfüllen:
● die angebotenen Dienstleistungen und Informationen zu erbringen, zu pflegen, zu schützen und zu optimieren
● mit Ihnen zu kommunizieren und Ihnen die bestmöglichen und personalisierten Informationen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns benötigen (z.B. über unsere Produkte und Dienstleistungen)
● um Ihnen neue Dienste und Informationen anzubieten und, basierend auf Ihrem Profil, auf Sie zugeschnittene Dienstleistungen und Informationen vorzuschlagen, die für Sie von Interesse sein könnten
● zur Einhaltung gesetzlicher oder anderer regulatorischer Anforderungen und interner Vorschriften
● zur Begründung, Ausübung und/oder Abwehr tatsächlicher oder potenzieller Rechtsansprüche, Untersuchungen oder ähnlicher Verfahren
● für andere rechtmässige Zwecke, wenn sich diese Verarbeitung aus den Umständen ergibt oder zum Zeitpunkt der Erhebung angegeben war
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Personendaten über Sie
Die Bearbeitung der oben genannten Personendaten basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:
● Ihrer Einwilligung, nur, wenn sie jederzeit widerrufen werden kann (z.B. wenn Sie sich für unseren Newsletter und andere Marketingkommunikation anmelden),
● für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder für die Absicht, einen Vertrag mit Ihnen abzuschliessen (z.B. beim Kauf eines Produkts),
● um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen (z.B. aus steuerlichen Gründen oder zum Zwecke von gerichtlichen Untersuchungen oder Verfahren) oder
● zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. Schutz und Sicherheit unserer Dienste, Systeme, Vermögenswerte; Einhaltung der rechtlichen, regulatorischen und vertraglichen Pflichten; Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; Aufrechterhaltung und effiziente Organisation des Geschäftsbetriebs; Verbesserung und Entwicklung unserer Leistungen sowie Verkauf und Vermarktung unserer Leistungen).
Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder unseren berechtigten Interessen beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen oder dieser Verarbeitung widersprechen, indem Sie sich direkt an uns wenden unter zuerich@spool.ch. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Widerruf Ihrer Einwilligung die Rechtmässigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf nicht berührt.
Empfänger von Personendaten
Spool ergreift die notwendigen Massnahmen, um sicherzustellen, dass nur unser berechtigtes Personal und unsere Hilfspersonen, die über die notwendigen Kenntnisse verfügen, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben, um die Zwecke zu erfüllen, für die Ihre personenbezogenen Daten erhoben wurden.
Wir können Ihre Personendaten gemäss den oben beschriebenen Zwecken und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung an die folgenden möglichen Kategorien von Empfängern weitergeben, soweit dies für die vorgesehene Datenverarbeitung notwendig ist:
● Dienstleistungserbringer, welche die Personendaten im Auftrag und auf Anweisung von Spool bearbeiten (sog. Auftragsbearbeiter wie beispielsweise im Bereich IT, Hosting und Support)
● Kunden, Partner, Lieferanten, Versicherungen und andere Geschäftspartner
● Medienagenturen, die Öffentlichkeit, einschliesslich Besucher von Websites und sozialen Medien der Gruppe
● Branchenorganisationen, Verbände und andere Gremien
● Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftseinheiten, Unternehmen oder anderen Teilen der Gruppe
● Gerichte, Schlichtungsstellen, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Anwälte und andere Parteien in potenziellen oder tatsächlichen Gerichtsverfahren, wenn dies zur Einhaltung von Gesetzen oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten oder Rechtsansprüchen erforderlich ist
Wir wählen unsere Partner und Auftragsbearbeiter sorgfältig aus und nur bei ausreichender Gewährleistung, dass sie über geeignete technische und organisatorische Massnahmen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen verfügen. Unsere Auftragsbearbeiter können Personendaten nur auf dokumentierte Anweisung von uns bearbeiten. Sie alle unterliegen Vertraulichkeitserfordernissen und dürfen Ihre Personendaten nur insoweit verwenden, als dies zur Erfüllung des Zwecks, für den Ihre Personendaten erhoben wurden, erforderlich ist, sofern nicht gesetzlich etwas anderes vorgeschrieben ist.
Die über unsere Website erhobenen Personendaten werden in der Schweiz gespeichert. Darüber hinaus können wir Ihre Personendaten an Datenstandorten auf der ganzen Welt übermitteln, speichern und verarbeiten, z.B. dort, wo sich unsere Drittanbieter oder Partner befinden. Daher können wir Ihre Personendaten ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, wenn dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Datenverarbeitung in Übereinstimmung mit geltendem Recht erforderlich ist.
Wenn Daten an Länder weitergegeben werden, die kein angemessenes Schutzniveau gewährleisten, sorgen wir für einen angemessenen Datenschutz, indem wir geeignete Garantien treffen, wie beispielsweise vertragliche Garantien (z.B. auf der Grundlage von EU-Standardklauseln), auf der Grundlage von verbindlichen Unternehmensregeln, die Übermittlung von Daten gemäss Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder im Zusammenhang mit der Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Weitere Informationen über unsere angemessenen Sicherheitsvorkehrungen erhalten Sie, indem Sie uns per E-Mail an zuerich@spool.ch kontaktieren.
Wie lange bewahren wir Informationen über Sie auf
Grundsätzlichen werden die Personendaten gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist notwendig zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten (z.B. Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten), vertraglichen oder vorvertraglichen Pflichten oder berechtigten Geschäftsinteressen von uns (z.B. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
Auf dieser Grundlage verarbeiten wir in der Regel Personendaten unter Beachtung der folgenden Regeln und Verpflichtungen:
● Die von Ihnen durch die Nutzung unseres Portals automatisch übermittelten Personendaten (vgl. Kapitel: Erhebung von Personendaten und Zwecke der Datenbearbeitung, Absatz: Automatisch über die Nutzung des Portals übermittelte Personendaten) zwecks Anzeige, Betrieb und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Portals werden innerhalb von drei bis sechs Monaten gelöscht.
● Die von Ihnen an uns übermittelten Personendaten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienstleistungen und Produkte, die auf unserem Portal angeboten werden oder die Sie uns anderweitig über die E-Mail-Kontakt-Adresse übermitteln (vgl. Kapitel: Erhebung von Personendaten und Zwecke der Datenbearbeitung, Absatz: Personendaten, die der Nutzer uns übermittelt), werden grundsätzlich bei uns so lange aufbewahrt, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfallen ist (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).
● Für vertragsbezogene Personendaten (einschliesslich Geschäftsunterlagen und Mitteilungen) speichern wir Personendaten, solange das Vertragsverhältnis besteht, und danach für zehn weitere Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, es sei denn, (i) im Einzelfall gilt eine kürzere oder längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht, (ii) die Aufbewahrung ist aus Beweisgründen oder aus einem anderen triftigen Grund nach geltendem Recht erforderlich, oder (iii) die Löschung der Daten ist früher erforderlich (z.B. weil die Daten nicht mehr benötigt werden oder wir die entsprechenden Daten löschen müssen).
Cookies und Dienste von Google
Wenn Sie auf die Website zugreifen oder sie nutzen, können wir sogenannte Cookies – kleine Textdateien – oder ähnliche Tools auf Ihrem Computer platzieren. Wir verwenden diese Cookies, um Sie als Benutzer der Website zu erkennen, um Inhalte anzupassen, die Leistung der Website zu verbessern und Ihre Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
a) Kategorien von Cookies, die wir verwenden
Je nach Funktion und Verwendungszweck können die von uns verwendeten Cookies in folgende Kategorien unterteilt werden: notwendige Cookies, Präferenzen-Cookies, Statistik-Cookies und Marketing-Cookies.
● Notwendige Cookies: Notwendige Cookies helfen dabei, eine Webseite nutzbar zu machen, indem sie Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite ermöglichen. Die Webseite kann ohne diese Cookies nicht richtig funktionieren.
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● Statistik-Cookies: Diese Cookies werden verwendet, um Informationen darüber zu sammeln, wie eine Website genutzt wird – z.B. wie Besucher auf unsere Website gekommen sind, welche Seiten ein Besucher am häufigsten öffnet, wie Sie während Ihres Besuchs auf unserer Website navigiert haben und ob Sie Fehlermeldungen von einer Seite erhalten. Wir können diese Cookies auch verwenden, um uns bestimmte statistische und analytische Informationen zur Verfügung zu stellen, z.B. wie viele Besucher auf unsere Website gekommen sind. Diese Cookies werden verwendet, um den Grad der Aktivitäten der Website zu überwachen und die Leistung der Website zu verbessern.
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Diese Cookies können von uns oder einem Dritten in unserem Namen platziert werden. Weitere Informationen über Cookies und deren Verwendung finden Sie unter: www.allaboutcookies.org/.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ergibt sich aus Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von Daten ergibt sich aus der Notwendigkeit und dem Wunsch, die Qualität, Leistung und den Nutzerkomfort unserer Website zu gewährleisten. Wir verwenden funktionale Cookies, um die Basisfunktionalitäten unserer Website zu ermöglichen und den sicheren Betrieb der Website zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise das Merken Ihrer Anmeldedaten während einer Sitzung oder die Bereitstellung einer sicheren Anmeldung. Zusätzlich verwenden wir Leistungs-Cookies, um das Benutzererlebnis weiter zu verbessern und uns wertvolle Erkenntnisse über die Nutzung und Leistung unserer Website zu liefern. Dies ermöglicht uns, die Funktionalität und Effizienz unserer Website zu analysieren und zu verbessern, was letztlich unseren Nutzern zugutekommt. Es ist wichtig zu beachten, dass die Verwendung dieser Cookies keinen unnötigen Eingriff in die Privatsphäre unserer Nutzer darstellt, da alle Informationen anonymisiert werden und nur zur Verbesserung der Funktionalität und des Benutzererlebnisses auf unserer Website verwendet werden. Sie können Ihre Browsereinstellung so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.
Mit der Nutzung unserer Website und der damit einhergehenden Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung willigen Sie ein, dass Cookies von uns gesetzt und damit personenbezogene Nutzungsdaten erhoben, gespeichert und genutzt werden, auch über das Ende der Browser-Sitzung hinaus. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Browser-Voreinstellung zur Verweigerung von Cookies von Drittanbietern aktivieren. Ausserdem haben Sie beim ersten Besuch der Website die Möglichkeit, in dem Cookie-Banner, der in der Mitte des Browser-Fensters angezeigt wird, detaillierte Informationen über sämtliche implementierten Cookies zu erhalten und bestimmte Cookie-Kategorien individuell zuzulassen oder abzulehnen. Diese Informationen und die individuellen Einstellungen können Sie jederzeit nachträglich ändern und anpassen durch Betätigung des Links «Cookie-Einstellungen» in der Footer-Navigation.
b) Google Analytics
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Datenschutzerklärungen von Drittanbietern
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Änderungen der Datenschutzerklärung
Spool behält sich das Recht vor, diese Personendatenschutzerklärung jederzeit und ohne Angabe von Gründen anzupassen, zu ergänzen oder in sonstiger Weise zu ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Personendatenschutzerklärung gemäss Veröffentlichung auf dem Portal.